Digitale Betriebsprüfung: So bereiten Sie sich darauf vor
Die Finanzverwaltung hat bereits seit dem Jahr 2002 die Möglichkeit, eine digitale Betriebsprüfung durchzuführen. Waren anfangs selbst die Betriebsprüfer nicht optimal darauf vorbereitet, sind die Finanzbehörden dafür immer besser gewappnet, beispielsweise dank der neuen Kassenprüf-Software AmadeusVerify.
Unternehmer können sich dieser Entwicklung nicht entziehen und müssen ihren Mitwirkungspflichten nachkommen. Daher gilt es, sich bestmöglich auf eine digitale Betriebsprüfung vorzubereiten. Wie Ihnen das gelingen kann, erklärt Daniel Taborek im aktuellen Podcast auf Perspektive Ausland.
Welche Befugnisse hat der Betriebsprüfer bei der digitalen Betriebsprüfung?
Die Finanzbehörden haben auf der Grundlage des § 146 und des § 147 der Abgabenordnung (AO) das Recht, auf die EDV-Systeme von Unternehmen zuzugreifen. Die digitale Betriebsprüfung kann neben der regelmäßigen Außenprüfung auch Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe-, Umsatz- oder Lohnsteuerprüfungen sowie Sonderprüfungen beinhalten. Abgesehen von Sonderprüfungen werden Betriebsprüfungen dabei normalerweise angekündigt. Sie haben also durchaus Zeit, sich darauf vorzubereiten.
Wie erfolgt der Zugriff auf die Daten?
Dem Betriebsprüfer stehen drei Zugriffsformen zur Verfügung:
der sogenannte unmittelbare Datenzugriff (Z 1), bei dem der Prüfer direkt vor Ort auf die Hard- und Software zugreift, die das Unternehmen zur Buchführung nutzt. Außerdem darf der Prüfer auf alle Daten (und Systeme) zugreifen, die steuerlich relevant sind.
der mittelbare Datenzugriff (Z 2), bei dem der Prüfer einem Mitarbeiter des Unternehmens die Anweisung erteilt, die steuerlich relevanten Daten auszuwerten und zur Verfügung zu stellen,
die Datenträgerüberlassung (Z 3), bei der alle für die Betriebsprüfung relevanten Daten auf einen Datenträger gespeichert werden, also zum Beispiel auf einen USB-Stick. Die Speicherung muss durch den Steuerpflichtigen oder einen hierzu befugten Mitarbeiter erfolgen, die Finanzbehörden selbst sind dazu nicht berechtigt. In einigen Fällen kann die Überlassung der Daten auch per Steuer-Cloud erfolgen, im Bundesland Bayern zum Beispiel über die SecureBox.
Die wichtigsten Tipps zur Vorbereitung auf die digitale Betriebsprüfung
Grundsätzlich gilt erst einmal die Empfehlung, sich von vornherein an die Vorgaben der Finanzverwaltung zu halten. So sollten Sie ebenso wie der Betriebsprüfer mit der Digitalisierung mitgehen und die Vorteile nutzen, die diese für Sie haben kann. Sparen Sie sich beispielsweise Druckkosten, indem Sie Belege digitalisieren. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Sie die Vorgaben hinsichtlich der Datenschnittstellen, beispielsweise für die Lohnsteuer oder für Kassensysteme einhalten.
Ihre Daten sollten Sie so archiviert und geordnet haben, dass sich steuerlich relevante Daten schnell und einfach identifizieren lassen. Stellen Sie sicher, dass der Betriebsprüfer bei einem Datenzugriff dadurch wirklich nur die Daten erhält, auf die er nach den gesetzlichen Vorgaben auch zugreifen darf. Als steuerrelevant gelten dabei auch jene Daten und Dokumente, die in Zusammenhang mit der Anbahnung, der Abwicklung oder dem Rückgängigmachen von Geschäftsvorfällen stehen. Keinesfalls sollten Sie beispielsweise Ihren E-Mail-Posteingang vernachlässigen und gar private und geschäftliche E-Mails gemeinsam aufbewahren. In einem solchen Fall müssten Sie dem Prüfer Zugang zum gesamten E-Mail-Verkehr geben und laufen Gefahr, dass dieser etwaige Zufallsfunde gegen Sie verwenden kann.
Schulen Sie auch Ihre Mitarbeiter oder besser noch einen Mitarbeiter Ihres Vertrauens, damit diese für einen mittelbaren Zugriff durch den Betriebsprüfer gewappnet sind und sachgerechte Auskünfte erteilen können.
Möchten Sie sich Ressourcen und Zeit, die eine digitale Betriebsprüfung von Ihnen als Unternehmer einfordert, gänzlich sparen? Dann beraten wir Sie gern dazu, wie Sie Ihr Unternehmen und Ihren Wohnsitz in ein Land verlegen können, in dem Betriebsprüfungen, wie es sie in Deutschland gibt, nicht vorkommen.