UK Steuern & Recht
Home-Office im UK
steuerlich korrekt absetzen
Viele haben den Wunsch zu Hause zu arbeiten und die Möglichkeiten zur steuerlichen Absetzung von Kosten zu nutzen. Aber welche Kosten darf man genau berechnen? Und gibt es auch negative steuerliche Aspekte der Homeoffice-Nutzung?
Viele hat der Wunsch nach Flexibilität und zu Hause zu arbeiten motiviert, ein eigenes Kleinunternehmen zu gründen.
Für Eltern mit kleinen oder schulpflichtigen Kindern oder Menschen mit Behinderung bringt eine Home-Office-Arbeit viele Vorteile mit sich. Natürlich muss man nicht selbständig sein, um von zu Hause aus zu arbeiten – die Coronavirus-Pandemie hat das bewiesen! Deshalb haben wir diesen praktischen Artikel zusammengestellt, um Ihnen zu zeigen, wie Sie die Home-Office-Nutzung korrekt steuerlich absetzen können.
Was kann ich geltend mache, wenn ich vom Home-Office aus arbeite?
Je nach der Art Ihrer Tätigkeit können Sie Kosten für die Nutzung Ihres Hauses als Büro geltend machen. Konkret können Sie Büroausstattung wie Computer und Möbel oder sogar die Vermietung eines Teils Ihres Hauses an Ihr Unternehmen beantragen. Die HMRC-Richtlinien hierzu sind jedoch sehr komplex und auch im Rahmen der Corona-Pandemie Situation vom HMRC um Sonderregelungen erweitert worden. Wir haben für Sie leicht verständlich zusammengestellt, welche Ausgaben Sie bei der Arbeit von zu Hause aus geltend machen können.
Ausgaben für das Home-Office geltend machen
Einer der Vorteile Ihres eigenen Unternehmens sind ja, dass Sie wählen können, wo Sie arbeiten. Wenn Sie also einen Raum in Ihrer Wohnung als Büro für Ihr Unternehmen nutzen, können Sie bestimmte Kosten als Betriebsausgaben geltend machen.
Wie immer gibt es bestimmte Regeln: Sie müssen zum einen nachweisen können, dass Sie Ihre Arbeit zu einem wesentlichen Teil von diesem Büroraum aus verrichten. Sie können also Ihr Heimbüro nicht nur für ein paar Stunden Organisationsarbeit oder Buchhaltung nutzen, während Sie den eigentlich Teil Ihrer Arbeit bei Ihren Kunden in einem dort bereitgestellten Büro erledigen.
Die Anschaffung von Ausrüstungsgegenständen, die für Ihre berufliche Tätigkeit notwendig und unerlässlich sind, ist auch steuerlich absetzbar. Und einen angemessenen Anteil der Kosten für die Ausstattung eines Büros (z. B. Stühle oder Bücherregale) können Sie absetzen.
Die HMRC-Richtlinien zur Absetzbarkeit von solchen Ausgaben sind komplex und unterscheiden sich außerdem für Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Einzelunternehmer.
Ich welchem Umfang kann ich Spesen über meine Gesellschaft mit beschränkter Haftung geltend machen, wenn ich von zu Hause aus arbeite?
Wenn Sie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gegründet haben, gibt es zwei Möglichkeiten, die Kosten für Ihr Heimbüro zu berechnen: Sie können den Pauschalbetrag, der vom HMRC festgelegt wurde, verwenden oder einen Mietvertrag zwischen Ihnen und Ihrer Gesellschaft mit beschränkter Haftung abschließen.
HMRC-Pauschalbetrag für Gesellschaften mit beschränkter Haftung
Die einfachste Methode zur Berechnung Ihrer zusätzlichen Spesen für das häusliche Arbeitszimmer ist die Verwendung des von der HMRC veröffentlichten Pauschalbetrags für die zusätzlichen Kosten, die durch die Führung Ihres Unternehmens von zu Hause aus entstehen. Sie benötigen keine Quittungen, um Ihre Ausgaben nachzuweisen und können £6 pro Woche geltend machen. Das entspricht einem Freibetrag von £312 für das Steuerjahr 2020/21. In den Jahren 2019/20 waren es noch £4 pro Woche oder £208 pro Jahr. Dieser Betrag kann als zulässige Ausgabe neben allen anderen von Ihnen geltend gemachten Ausgaben berücksichtigt werden.
Eine weitere gute Nachricht ist, dass die HMRC dies nicht als „Sachleistung“ behandelt, was bedeutet, dass Sie keine Steuern auf diesen Betrag zahlen müssen.
Vermieten Sie Ihr Heimbüro an Ihr Unternehmen
Wenn Sie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung betreiben, können Sie auch Ihren persönlichen Arbeitsbereich zu Hause an Ihre Gesellschaft mit beschränkter Haftung vermieten und dies als Ausgabe geltend machen. Solange Sie Ihr Unternehmen über Ihre Gesellschaft mit beschränkter Haftung führen und die Regeln korrekt befolgen, können Sie so mindestens £312 pro Jahr geltend machen.
Mietvertrag mit Ihrer Gesellschaft mit beschränkter Haftung
Um einen höheren Betrag geltend zu machen, müssen Sie einen Mietvertrag zwischen Ihnen (als Hauseigentümer) und Ihrer Gesellschaft mit beschränkter Haftung abschließen. Ohne diese formelle Vereinbarung besteht die Gefahr, dass die HMRC die Miete, die Sie von Ihrer Gesellschaft mit beschränkter Haftung erhalten, als zusätzliches Gehalt (von Ihrer Gesellschaft mit beschränkter Haftung) einstuft. Dieses würde dann aber der Steuer und der Sozialversicherung unterliegen.
Der Abschluss eines Mietvertrags hat einen weiteren Vorteil. Weil Ihre Gesellschaft mit beschränkter Haftung die Mietzahlungen vom Gewinn vor Steuern Ihres Unternehmens abziehen kann, reduzieren diese Ausgaben die zu zahlende Körperschaftssteuer.
Wenn Sie Ihren Mietvertrag vereinbaren wollen, müssen Sie Folgendes beachten:
Die Höhe des Mietzinses muss realistisch im Verhältnis zur Lage, Größe und Ausstattung sein und einem Fremdvergleich standhalten. Das bedeutet, dass keine Partei durch die Vereinbarung benachteiligt werden darf. Sie können also keine Miete berechnen, die Ihnen als Eigentümer Ihrer Wohnung zugutekommt, aber andererseits die Rentabilität Ihrer Gesellschaft mit beschränkter Haftung negativ beeinflusst.
Sie sollten in der Regel keinen Raum in Ihrer Wohnung haben, der ausschließlich Ihrem Unternehmen vorbehalten ist. Das könnte unerwartete Auswirkungen haben kann, wenn Sie Ihr Haus einmal verkaufen wollen.
Auch muss ein formeller Mietvertrag abgeschlossen werden, der von beiden Parteien unterzeichnet wird.
Sie sollten eine regelmäßige Überprüfung der Höhe der gezahlten Miete in Betracht ziehen (z. B. eine jährliche Überprüfung) und das idealerweise dokumentieren.
Alle Einkünfte, die Sie als Privatperson erhalten, müssen in Ihrer persönlichen Steuererklärung (Selbstveranlagung) angegeben werden, und ein nach Abzug der Ausgaben verbleibende Gewinn unterliegt der Einkommensteuer zu Ihrem normalen Steuersatz, was sich für Sie auch steuerlich ungünstig auswirken könnte.
Ihr Mietvertrag kann zur Deckung der anteiligen Kosten des gemieteten Raums verwendet werden. Es gibt keine endgültige Liste der zulässigen Ausgaben – was zulässig ist, hängt von den jeweiligen Umständen ab. Sie können jedoch Posten wie Hypothekenzahlungen, Nebenkosten und Gemeindesteuern entsprechend dem Anteil der geschäftlich genutzten Immobilie berücksichtigen.
Wie Sie Ihre zulässigen Mietausgaben berechnen
Um einen angemessenen Betrag für die Miete zu berechnen, müssen Sie wissen, wie viel Raumfläche von Ihrem Unternehmen genutzt wird. Ein einfacher Weg, um dann den angemessenen Mietbetrag zu berechnen, ist Ihre monatlichen Gesamtausgaben für Ihre Wohnung oder Ihr Haus prozentual auf die Fläche des Raumes, den Sie Ihrem Unternehmen bereitstellen umzulegen.
Wenn Sie z. B. ein Haus mit sieben Zimmern haben, sollte ein Büro ein Zimmer einnehmen, sodass Sie den Mietbetrag auf der Grundlage von 1/7 der erstattungsfähigen Ausgaben berechnen. Wenn Ihr Büro durchschnittlich sieben Stunden pro Tag genutzt wurde, würden Sie 7/24 des Betrags berechnen, und diesen Betrag würden Sie in den Mietvertrag aufnehmen.
Sollten Sie jedoch beschließen, Ihre Immobilie zu verkaufen, müssen Sie möglicherweise Kapitalertragssteuer zahlen. Der Grund dafür ist, dass der (durch Vermietung entstandene) „geschäftliche“ Teil Ihrer Immobilie nicht in den Genuss der Steuervergünstigung für Privatwohnungen kommt. Dies liegt daran, dass Ihr Haus nicht mehr vollständig steuerbefreit ist, weil ein Bereich für geschäftliche Zwecke genutzt wird. Die Kapitalertragssteuer wird auf die Wertsteigerung des Bürobereichs erhoben, der sich aus der Nutzung durch das Unternehmen ergeben hat.
Fazit: Überlegen Sie sich gut, ob ein Mietvertrag für Sie die richtige Entscheidung ist. Wenn Sie sich entschließen, Ihr Haus zu verkaufen, könnten Sie mit einer Kapitalertragssteuerrechnung für den Büroteil konfrontiert werden, da dieser nicht unter die Steuervergünstigung für Privatwohnungen fällt.
Die Berechnung hierfür kann kompliziert sein, und die Kapitalertragssteuer könnte sich verringern, wenn das Büro von Ihnen außerhalb der Bürozeiten für nicht geschäftliche Zwecke genutzt wird. Wahrscheinlich werden Sie fachkundigen Rat benötigen, um die korrekte Kapitalertragssteuer gemäß den HMRC Vorgaben zu berechnen.
Anspruch auf mehr als einen Raum?
Für die Nutzung von mehr als einem Raum für geschäftliche Zwecke müssen Sie einen guten Grund haben und nachweisen, dass die private Nutzung dieses Raums gegenüber der geschäftlichen Nutzung zweitrangig ist. Eine legitime Situation könnte ein Fotostudio mit einem Büro und einer Dunkelkammer sein. Aber denken Sie daran, dass bei einem Verkauf der Immobilie möglicherweise Kapitalertragssteuer anfällt.
Wenn Sie mehrere Räume für geschäftliche Zwecke nutzen, sollten Sie eine detaillierte Berechnung mit entsprechenden Nachweisen erstellen. Dabei sollten Sie das oben beschriebene Verfahren befolgen. Stellen Sie die jährlichen Ausgaben zusammen und legen die Kosten auf der Grundlage der genutzten Quadratmeter anteilig um.
Sie können auch Reparaturen an Ihrer Immobilie geltend machen, wenn sie in direktem Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit stehen und für diese notwendig sind.
Nutzung des Internets und Telefons im Home-Office
Damit die Ausgaben unter die „vollständig und notwendigerweise"-Regel fallen, muss der Internetanschluss im Namen Ihrer Gesellschaft erworben werden. Normalerweise können Sie keine Internetkosten geltend machen, wenn der Internetanschluss auch die private Nutzung einschließt. Wenn Sie jedoch zu Hause arbeiten und einen Mietvertrag mit Ihrem Unternehmen haben, können diese Kosten in die Berechnung der Miete einfließen.
Eine Ausnahme bildet eine separate Breitbandleitung, die in den Büroteil Ihrer Wohnung führt, um den Internetzugang ausschließlich für diesen Bereich bereitzustellen – nur dann können Sie auch die gesamten Internetkosten für die separate Leitung geltend machen.
Wie kann ich die Kosten für geschäftliche Mobiltelefonate geltend machen?
Um die volle Steuerermäßigung für Ihre Mobiltelefonrechnungen in Anspruch nehmen zu können, müssen Sie sicherstellen, dass ein Vertrag zwischen Ihrem Unternehmen und dem Dienstanbieter abgeschlossen wird. Auf diese Weise können Sie die Kosten für das Telefon und seine Nutzung in vollem Umfang von der Steuer absetzen. Persönliche Anrufe mit dem Mobiltelefon werden als steuerfreie Sachleistung behandelt, sind also eine Folge zulässiger Geschäftsausgaben und werden nicht besteuert – und müssen auch nicht in Ihrem P11D eingetragen werden.
Wenn Sie einen Mobiltelefonvertrag im Namen Ihres Unternehmens abschließen, wird die monatliche Rechnung als Betriebsausgabe behandelt. Wenn der gesamte Saldo eines Mobiltelefons und des dazugehörigen Vertrags £1.000 beträgt, würde dies in Ihrer Buchhaltung als zulässige Ausgabe verbucht werden. Ihr zu versteuernder Gewinn würde sich verringern, und die von Ihnen zu zahlende Körperschaftssteuer würde sich um £190 verringern (für die Steuerjahre 2019/20 und 2020/21). Wenn Sie ein Einzelunternehmer und keine Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind, würde sich Ihr Einzelhandelsgewinn und damit Ihre persönliche Steuerrechnung verringern. Die persönliche Nutzung des Telefons ist eine steuerfreie Sachleistung, sodass Sie bei der Selbstveranlagung nicht besteuert werden.
Der einzige Nachteil beim Abschluss eines Telefonvertrags im Namen Ihres Unternehmens besteht darin, dass Sie wahrscheinlich einen der Geschäftstarife Ihres Telefonanbieters nutzen müssen, der etwas teurer sein könnte – aber jeder Kostenanstieg wird wahrscheinlich durch die Steuerersparnis ausgeglichen.
Wir raten davon ab, die geschäftliche Nutzung eines privaten Mobilfunkvertrags geltend zu machen, da die Kosten für die Gesprächsminuten nicht abgerechnet werden können, da diese Minuten in der Regel im Vertrag enthalten sind und keine identifizierbaren Kosten verursachen.
Was ist mit den Kosten für das häusliche Arbeitszimmer, wenn ich ein Einzelunternehmer bin?
Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, gelten andere Regeln: Sie können entweder die vereinfachte Kostenpauschale für Selbstständige geltend machen oder Ihre tatsächlichen Kosten berechnen, indem Sie den Anteil der privaten und der geschäftlichen Nutzung Ihrer Wohnung berechnen, z. B. den Anteil der Kosten für die Stromrechnung, der für Ihr Unternehmen anfällt. Auf der Website der Regierung www.gov.uk finden Sie einen Checker für vereinfachte Ausgaben, der Ihnen hilft zu entscheiden, welche Methode für Sie am besten geeignet ist.
Bei den vereinfachten Ausgaben für Selbstständige können Sie einen Pauschalbetrag für Ihre absetzbaren Ausgaben geltend machen, der sich nach der Anzahl der Stunden richtet, die Sie jeden Monat von zu Hause aus arbeiten. Sie müssen mindestens 25 Stunden pro Monat von zu Hause aus arbeiten, um die Voraussetzungen zu erfüllen. Wenn Sie vereinfachte Kosten geltend machen, vergessen Sie nicht, dass Sie auch den geschäftlichen Anteil Ihrer Telefon- oder Internetkosten geltend machen können, da diese nicht im Pauschalbetrag enthalten sind.
Ausgaben / Spesen für Homeoffice-Arbeit geltend machen, wenn Sie ein Arbeitnehmer sind
Natürlich müssen Sie nicht selbständig sein oder Ihr eigenes Unternehmen führen, um von zu Hause aus zu arbeiten. Viele Angestellte arbeiten zumindest zeitweise von zu Hause aus – im Zuge der Coronavirus-Pandemie hat diese Zahl sogar drastisch zugenommen. Sie können nach wie vor die £6 pro Woche (£26 pro Monat) zur Deckung Ihrer zusätzlichen Kosten geltend machen, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten müssen, entweder von Ihrem Arbeitgeber (sofern er bereit ist, Sie zu bezahlen) oder direkt vom HMRC.
Für frühere Steuerjahre beträgt der Satz £4 pro Woche (£18 pro Monat). Sie brauchen hierfür keine Aufzeichnungen zu führen.
Prüfen Sie auf der Website GOV.UK, ob Sie einen Anspruch haben.
Wenn Sie jedoch mit Ihrem Arbeitgeber von Beginn an vereinbart haben, freiwillig zu Hause zu arbeiten, oder wenn Sie sich von Beginn an dafür entscheiden, zu Hause zu arbeiten, können Sie keine weitere Steuererleichterung, beantragen.
Zusammenfassung
Die wichtigste Frage, die Sie sich in jeder Phase stellen müssen, lautet: Sind diese Ausgaben wirklich für geschäftliche Zwecke bestimmt? Und kann ich das nachweisen? Wie immer bei solchen Fragen kann Ihnen im Zweifelsfall ein Beratungsgespräch weiterhelfen.