Registrierung als UK Arbeitgeber & laufende UK Payroll für nicht-ansässige Unternehmen - ab £675
Sie suchen einen Dienstleister für die Gehaltsabrechnung im UK? Auch ausländische Unternehmen können im Vereinigten Königreich Mitarbeiter beschäftigen ohne dabei eine Niederlassung anzumelden oder eine Tochtergesellschaft zu gründen. Unsere Kanzlei kümmert sich seit 2006 um die laufende Lohnabrechnung von Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum mit Personal in Großbritannien und Nordirland. Garantiert konform mit den Anforderungen der britischen Steuerbehörde HMRC.
Vielfach beschäftigen ausländische Unternehmen ein oder zwei Mitarbeiter in Großbritannien, ohne dabei allerdings eine Betriebsstätte, Niederlassung oder Tochtergesellschaft konstituieren zu wollen. In diesem Fall kann der ausländische Betrieb von uns als Arbeitgeber in Großbritannien registriert werden. Es greift das sog. “HMRC PAYE” Scheme. Dies steht für “Pay as You Earn”: Wie in Deutschland und anderen Ländern werden Steuern und Sozialabgaben auf Basis der Lohnabrechnung laufend an die Steuerbehörde HMRC abgeführt. Unsere erfahrenen Mitarbeiter kümmern sich dabei nicht nur um die einmalige Anmeldung, sondern auch um die laufende Gehaltsabrechnung für Ihre Mitarbeiter und alle anderen damit verbundenen Formalitäten.
Rechtliche Anforderungen
Im UK lebende Angestellte bezahlen im UK Steuern und Sozialabgaben, selbst wenn Sie bei einem ausländischen Arbeitgeber beschäftigt sind. Der ausländische Arbeitgeber ist verpflichtet, in Großbritannien eine Betriebsnummer zu beantragen und monatlich bis zum 19. des Folgemonats die einbehaltene Steuer, die Sozialabgaben und die Arbeitgeberbeiträge an das englische Finanzamt HMRC (“His Majesty’s Revenue & Customs”) abzuführen (“PAYE UK” oder “Pay as You Earn”). Für verspätete Abgaben werden empfindlich hohe Versäumniszuschläge fällig.
Jährlich bis zum 19. Mai ist eine Lohnsteuerjahresabrechnung für den gesamten Betrieb einzureichen. Etwaige noch zu schuldende Abgaben sind bis dann zu bezahlen.
Bis zum 5. Juli ist jährlich eine Aufstellung über die den Mitarbeitern gewährten geldwerten Vorteile einzureichen.
Dem Mitarbeiter sind monatlich den rechtlichen Anforderungen genügende Lohnzettel auszuhändigen. Bis zum 19. Mai ist jedem Mitarbeiter eine individuelle Jahresabrechnung auszuhändigen.
Erfahren Sie hier mehr zum Auswandern nach Schottland.
Checkliste für neue Arbeitgeber in UK
In unserer Checkliste erfahren Sie, welche rechtlichen Fragen Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern in UK beachten müssen.
Sozialleistungen & Sozialabgaben in UK (Arbeitnehmer & Arbeitgeber)
Hier erfahren Sie alles zur sozialen Absicherung in UK und mit welchen Beiträgen zur britischen Sozialversicherung Sie als Arbeitgeber rechnen müssen.
Pflicht zur betrieblichen Altersvorsorge
Seit 2017 sind alle Unternehmen im UK dazu gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern eine betriebliche Altersvorsorge anzubieten. Davon wären auch Sie betroffen, wenn Sie im UK Mitarbeiter beschäftigen.
Unternehmen müssen mindestens 3% der Bruttolohnsumme, Arbeitnehmer mindestens 5% Ihres Bruttolohns zum Pension Scheme beitragen. Allerdings kann ein Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge auch komplett ablehnen. Dennoch ist Ihr Unternehmen verpflichtet, ein solches aufzusetzen und anzubieten.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen Vertrag mit einem gesetzlich regulierten Pensionsanbieter (Pension Provider) abzuschließen, über den das Pension Scheme laufend verwaltet wird. Wie gesagt: Dies ist auch dann der Fall, wenn alle Mitarbeiter den Beitritt zum Pension Scheme freiwillig ablehnen.
Wer die Wahl hat, hat die Qual
Es gibt zahllose Pension Provider im UK. Wir können Sie diesbezüglich leider nicht beraten. Sollten Sie hier Beratungsbedarf haben, konsultieren Sie bitte einen britischen Pension Advisor. Standardmäßig bieten wir die Integration mit Nest Pensions, dem staatlichen Pension Fund, an. Nest ist der mit Abstand größte Anbieter betrieblicher Altersvorsorge in UK.
WICHTIG: Um Nest nutzen zu können, brauchen Sie ein britisches Bankkonto. Dies können Sie auch als ausländisches Unternehmen einfach bei Wise oder Revolut eröffnen.
Wenn Sie kein Konto in UK haben
Wenn Sie es nicht schaffen, ein britisches Konto zu eröffnen, gibt es unseres Wissens nach einen einzigen Anbieter, bei dem kein UK-Bankkonto notwendig ist, um das Pension Scheme zu eröffnen. Dabei handelt es sich um Lighthouse Pensions. Auch hier bieten wir optional eine Integration mit der Payroll an.
Kein Pension Scheme aufsetzen
Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, welches Pension Scheme am besten zu Ihnen passt und die Einstellung der Mitarbeiter noch einige Monate in der Zukunft liegt, können wir Sie auch als Arbeitgeber registrieren ohne das Pension Scheme aufzusetzen.
Auswirkungen von Brexit
Auf die hier beschrieben Registrierung als UK Arbeitgeber und die laufende Lohnbuchhaltung hat Brexit keinen Einfluss.
Auch nach Brexit können Sie als nicht-britisches Unternehmen wie hier dargestellt Mitarbeiter in UK einstellen, und zwar ohne besondere Auflagen zu beachten.
Beachten Sie allerdings, dass Sie nun als britischer Arbeitgeber sicherstellen müssen, dass die von Ihnen angestellte Person auch ein Bleiberecht in UK hat. Ggf. setzt dies voraus, dass Sie den Aufenthaltstitel des Arbeitnehmers prüfen.
Dazu können Sie auf dieser Seite der UK Regierung mehr erfahren
Enthaltene Leistungen & Honorare
Unsere Kanzlei erbringt Payroll-Dienstleistungen für viele ausländische Betriebe. Wir sind mit den Anforderungen und internen Abläufen der Finanzbehörden bestens vertraut. Um die oftmals schwer verständlichen Anforderungen und Anfragen von Seiten HMRC kümmern wir uns direkt.
Registrierung als Arbeitgeber
Für das angegebene Festpreis-Honorar von £675 registrieren wir Ihr ausländisches Unternehmen als Arbeitgeber in England. Sie erhalten dann eine Betriebsnummer. Im Honorar ebenfalls enthalten ist das Setup Ihrer Payroll für die abzurechnenden Mitarbeiter.
Pension Scheme Einrichtung
Die Einrichtung des Pension Schemes zusammen mit Nest Pensions erledigen wir für £450 (für 1-3 Mitarbeiter). Für Lighthouse Pensions veranschlagen wir £1,230 für die Einrichtung. Dies kann auch in einem zweiten Schritt erfolgen.
WICHTIG: An Lighthouse Pensions werden direkt weitere £3,500 an Einmal- und Jahresgebühren fällig. Dies entfällt bei Nest Pensions. Wir raten Ihnen daher dringend zur Eröffnung eines britischen Kontos, damit Sie Nest nutzen können!
Laufende Lohnbuchhaltung
Für die laufende Lohnbuchhaltung inklusive Pension Scheme Integration werden £60 pro Monat fällig für 1-3 Mitarbeiter. Danach fallen £15 monatlich für jeden weiteren Mitarbeiter an. Die Abrechnung erfolgt quartalsweise.
Folgende Leistungen sind abgedeckt:
Lohnsteuerjahresabrechnung für den Betrieb (jährlich)
Abrechnung der geldwerten Vorteile (jährlich)
Behördenkommunikation
Laufende Betreuung und Support
Ausscheidungsformalitäten von Mitarbeitern
Einstellungsformalitäten für neue Mitarbeiter
Bezahlt Ihr Unternehmen dynamische Lohnkomponenten wie Bonus, Überstunden, verauslagte Kosten sind uns diese monatlich bis zum 15. des Monats mitzuteilen, damit Sie bei der Payroll des gleichen Monats noch berücksichtigt werden können.
Wir brauchen von Ihnen
Bitte füllen Sie zunächst das Bestellformular aus. Nach Zahlungseingang setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung, um das weitere Vorgehen zu klären. Grundsätzlich werden benötigt:
Adressdaten des ausländischen Betriebes, Informationen zur Rechtsform und zur Geschäftsführung
Formular P45/P46 für jeden Mitarbeiter, der bei der Payroll erfasst werden soll
Angaben zur Höhe des Gehaltes
Informationen zu möglichen dynamischen Lohnkomponenten
Was es sonst noch zu beachten gibt
Vertragslaufzeit & Abrechnungsmodus
Fixe Vertragslaufzeiten gibt es keine. Die Leistung wird bis auf Widerruf erbracht. Kündigungsfristen sind keine zu beachten. Die Abrechnung erfolgt quartalsweise.
Bearbeitungszeit
Rechnen Sie mit drei bis vier Wochen ab Auftragserteilung, bis die Betriebsnummer vorliegt. Die erste Payroll kann erst mit vorliegender Betriebsnummer verarbeitet werden.
Wenn Sie bereits als Arbeitgeber im UK registriert sind
Wenn Sie bereits als Arbeitgeber im UK registriert sind und mit Ihrer laufenden Payroll zu unserer Kanzlei wechseln möchten, fallen jetzt keine Kosten an. Füllen Sie das Bestellformular trotzdem aus und geben Sie im entsprechenden Formfeld an, dass eine Betriebsnummer bereits vorliegt.
Ausgestaltung eines Arbeitsvertrages
Wir sind keine Arbeitsrechtler und können Sie bei der Ausgestaltung von Arbeitsverträgen leider nicht beraten. Allerdings gibt es mehrere Anbieter in UK, die anwaltlich ausgearbeitet Vorlagen für Arbeitsverträge online anbieten und das für wenig Geld. Für 90% unserer Mandanten reichen diese aus. Gerne senden wir Ihnen dazu nach Mandatserteilung weitere Informationen.
Beratungsbedarf? Buchen Sie ein Beratungsgespräch
Sollte sich Ihrerseits weiterer Beratungsbedarf rund um die Einstellung von Mitarbeitern in UK ergeben haben, bietet sich vielfach ein Beratungsgespräch an, bei dem diese und alle weiteren rechtlichen und steuerlichen Aspekte rund um die UK Lohnbuchhaltung geklärt werden können.
Betriebsstätte oder nicht? Macht es Sinn eine UK-Limited zu gründen?
Bei dem hier beschriebenen Szenario gehen wir davon aus, dass Ihr Unternehmen keine Betriebsstätte im UK hat. Die im UK beschäftigten Mitarbeiter sind also nicht im Vertrieb beschäftigt und schließen keine Verträge ab. Sie sind auch nicht geschäftsführend von UK aus tätig.
Dies ist aus steuerlicher Sicht sehr wichtig, denn diese Tätigkeiten würden im UK eine Betriebsstätte auslösen. Dies hätte wiederum zur Folge, dass die Erträge, die der britischen Betriebsstätte zugerechnet werden können, in UK zu versteuern sind.
Sollte diese Situation auf Ihr Unternehmen zutreffen, dann ist es vermutlich besser, wenn Sie über die Gründung einer UK-Gesellschaft nachdenken, über welche alle britischen Umsätze abgewickelt werden und die ihre Erträge in UK versteuert.
Bitte lassen Sie sich zunächst von uns beraten, wenn Sie die Gründung einer UK-Gesellschaft in Betracht ziehen oder sich bezüglich der besten Lösung für Ihr Unternehmen nicht sicher sind.