Xero – oder die Kunst der digitalen Buchhaltung

Die Buchhaltung – ein Teufelswerk und leider eine Pflicht, die viele Unternehmer zum Verzweifeln bringt und so manchem jungen Geschäftsführer sogar schlaflose Nächte verschafft. Zumindest war dies in der Vergangenheit sicherlich der Fall. Dem muss nicht mehr so sein. Die Antwort lautet Xero. Klar, was die Buchhaltung betrifft sind damit immer Aufgaben verbunden, welche nervig, unnötig und zeitaufreibend sind, aber neuerdings bieten online Plattformen wie Xero einen Weg diese so reibungslos, klar und übersichtlich zu gestalten wie nur möglich. Die Zeiten von ellenlangen Tabellenbögen sind damit also endlich vorbei.

Was ist XERO ? Eine Einführung in das Online-Buchhaltungssystem

Xero ist ein Online Buchungssystem welches spezifisch auf UK ansässige Klein- bis Mittelgroße Unternehmen ausgerichtet ist. Es existiert lediglich online, d.h. es operiert über eine Cloud. Das hört sich erstmal mystisch an, ist aber heutzutage Gang und Gebe, denn irgendwo im IT-Himmel sitzen unzählige Clouds die ihren Nutzern unbegrenzten Speicherplatz und optimale Rechenleistung zur Verfügung stellen.

Stichwort Datensicherheit

Keine Angst, ihre Daten sind sicher. Xero verschreibt sich der absoluten Datensicherheit. Außerdem speichert die Software die Daten mehrfach verschlüsselt an verschiedenen Orten in der Cloud. Xero gewährt nur denjenigen Zugang, die der Nutzer einlädt. Man hat als Benutzer von Xero volle Kontrolle darüber, wer Einblick auf welche Informationen bekommt. Die Plattform Xero wurde für ihre Innovation bereits mehrfach mit mehreren Unternehmer Preisen und Magazinen ausgezeichnet, u.a. von Forbes, dort stand XERO an der Spitze der ‘Top 100 most innovative growth companies’.

Key Features und Vorteile von XERO

Xero ist eine völlig neue Art Buchhaltung zu führen, denn alles passiert in real-time, also in Echtzeit. Konkret bedeutet dies, das Xero alle Aspekte der Buchhaltung, nämlich Finanzbuchhaltung, Anlagenverwaltung, Kunden- und Angestelltenverwaltung, Lieferantenverwaltung, Mahnwesen und Rechnungsstellung gleichzeitig abwickelt. Dadurch ist der Stand der Abwicklung und vor allem der Einblick auf den Fortschritt ihres Unternehmens immer aktuell. Dies ist dadurch gewährt, dass alle zum Unternehmen beitragenden Personen mit Xero verknüpft sind.

Online Buchführung – ständiger Zugriff

Die Online Buchführung gewährt dem User weltweiten Zugriff auf den aktuellen finanziellen und organisatorischen Stand des eigenen Unternehmens und zwar ganz egal ob von Computer, Tablet oder Handy aus. Außerdem ist es möglich dem eigenen Buchhalter und Steuerberater Zugriff auf die Geschäftsdaten zu geben, so dass jeder gleichermaßen über den Stand der Dinge informiert wird.

Rechnungsstellung

Durch den Service der online Rechnungsstellung erleichtert Xero Unternehmen nicht nur das Schreiben von Rechnungen zum Beispiel durch Entwurfsvorlagen und die Möglichkeit Dokumente anzuhängen, es erleichtert dem Kunden auch die Bezahlung durch die Verknüpfung von Xero zur Kreditkarte bzw. zu Paypal. Dadurch wird der Cashflow des Unternehmens stets auf dem laufenden Stand gehalten. Xero informiert einen automatisch darüber welche Kunden einem wie viel Geld schulden und wann es fristgerecht auf dem Konto eintreffen wird. Desweiteren verfügt Xero über ein Tracking feature welches einem erlaubt einzusehen ob der Kunde die Rechnung bereits geöffnet hat. Vorbei also mit lahmen Ausreden bei später Bezahlung!

Einfacher Kontenabgleich

Mit Xero lassen sich das Onlinebanking und die finanzielle Buchführung ihres Unternehmens verknüpfen. Somit kann ganz einfach kontrolliert werden, ob die Buchführung korrekt erfolgt. Da alle Rechnungs-und Belegdaten bereits in Xero gespeichert sind, ordnet das Programm diese automatisch der passenden Transaktion zu. Es lassen sich dabei so viele Bankkonten mit Xero verknüpfen, wie Sie wollen. So verlieren Sie nie den Überblick über ihre Soll-und Haben Werte und sparen gleichzeitig viel Zeit. Denn die manuelle Eingabe sowie die damit übliche Abrechnung am Ende des Monats entfällt.

Die Online Lohn-und Gehaltsabrechnung

Durch Xero lassen sich die Zeitkonten von Angestellten und deren eventuellen Geschäftsausgaben ganz einfach nachvollziehen. Dadurch kann das jeweilige Gehalt eines Angestellten, sowie alle Sozialabgaben automatisch berechnet werden und die richtigen Information an HMRC weitergeleitet werden. Gleichzeitig erinnert einen Xero an Fristen und gewährt dem Buchhalter sowie den Angestellten die nötige Einsicht zu den bestimmten Konten. Der Zeitaufwand zum Personalmanagement wird durch die automatisierte Datenerfassung von Abwesenheit, Auslagen, und Zeitkonten deutlich verringert. Xero hat zudem bereits seine Plattform zur aktuellen COVID-19 Krise aktualisiert und gibt einem die Möglichkeit Furlough-Gehälter zu managen.

Die Verwaltung des aktuellen Lagerbestands

Für Unternehmen, die mit Ware handeln bietet Xero die Möglichkeit der real-time Online Inventur. Dadurch lässt sich statt dem langwierigen Abzählen ganz einfach erfassen, wie viel Ware sich aktuell auf Lager befindet. Denn Xero verrechnet den Bestand der ein-und ausgehenden Ware. Das tolle daran? Man hat ständig eine aktuelle Übersicht über die Finanzen im Bezug auf die dementsprechende Ein-und Verkaufslage und muss nicht mehr bis Monatsende warten um diese abzurechnen. Die Anzahl der Ware wird automatisch mit Eingang der Rechnung des jeweiligen Lieferanten aktualisiert und mit dem Bestand abgeglichen. Situationen wie ein unvorhergesehener Mangel an Ware lässt sich damit leichter verhindern.

Umsatzsteuererklärung und Finanzberichterstattung – ganz einfach online

Mittlerweile hat HMRC festgelegt, dass jedes Unternehmen, dessen jährlicher Umsatz mehr als £85.00 beträgt, dazu verpflichtet ist die Umsatzsteuererklärung online zu entrichten. Glücklicherweise ist Xero ein von HMRC anerkannter Software Anbieter. Wie viel Umsatzsteuer ihr Unternehmen zu entrichten hat und auf welche Transaktion sie fällt bzw. wie viel Umsatzsteuer ihr Unternehmen eingenommen hat, lässt sich ganz einfach mit dem automatischen Revisionsbericht von Xero nachvollziehen. Erwerben Sie ihre Ware im Ausland? Kein Problem, denn Xero ordnet diese Transaktionen automatisch der richtigen Steuerkategorie zu. Auch das von HMRC vorgeschriebene Reverse-Charging kann über Xero gemanagt werden. Außerdem wird einem das Umrechnen von unterschiedlichen Währungen durch Xero vereinfacht. Die Plattform aktualisiert stündlich die derzeitige Umtauschrate von über 160 verschiedenen Währungen, was besonders den Handel mit ausländisch ansässigen Unternehmen oder Kunden erleichtert.

Egal welche Art von Unternehmen Sie führen, ob im Gastronomie, Einzelhandel oder Servicebereich, es lohnt sich die Nutzung von Xero. Durch die real-time Funktion und dem ständigen Kontenabgleich lässt sich der Cashflow eines jeden Unternehmens gut im Auge behalten um die richtigen Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens zu treffen. Auch der Papieraufwand und die zeitaufwändige manuelle Übertragung von Daten wird einem von Xero erleichtert.