Checkliste für britische Arbeitgeber zur Einstellung von Mitarbeitern

1. Führen Sie Bewerberprüfungen durch

Wenn Sie einen geeigneten Kandidaten für die ausgeschriebene Stelle gefunden haben, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr potenzieller Mitarbeiter a) das Recht hat, im Vereinigten Königreich zu arbeiten, und b) alle weiteren Überprüfungen besteht, die für seine neue Stelle im Rahmen der gesetzlichen Erfordernisse nötig sind – zum Beispiel eine Überprüfung des Strafregisters (DBS-Check, früher CRB Check) wenn er z. B. mit Kindern arbeitet. Hilfreiche Hinweise finden Sie auch auf den Seiten der HMRC.

2. Eine Arbeitsbescheinigung vorlegen

Sie müssen allen Personen, die für einen Monat oder länger bei Ihnen arbeiten, eine schriftliche Einstellungserklärung zukommen lassen. Dieses Dokument informiert den Arbeitnehmer über die Beschäftigungsbedingungen und muss innerhalb von zwei Monaten nach Arbeitsantritt vorgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten des HMRC oder hier.

3. Alle Arbeitnehmer müssen einen Arbeitsvertrag haben

Sie müssen allen Mitarbeitern einen Arbeitsvertrag aushändigen, in dem die Rechte, Pflichten und Arbeitsbedingungen des Mitarbeiters festgelegt sind. Arbeitsverträge können sowohl mündlich als auch schriftlich geschlossen werden. Es empfiehlt sich jedoch die Schriftform, in der alle mündlichen Vereinbarungen festgehalten werden. Ohnehin ist der Arbeitgeber ja verpflichtet innerhalb von 2 Monaten (auch bei mündlichem Vertrag) eine schriftliche Einstellungsbestätigung auszustellen.  Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten des HMRC oder hier.

4. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen ausreichend versichert ist

Diese Art von Versicherung schützt Ihr Unternehmen vor Ansprüchen von Arbeitnehmern, die am Arbeitsplatz verletzt wurden oder erkrankt sind. Sofern Sie keine Angestellten haben (z. B. wenn Sie mit Ihrem Unternehmen Kunden Ihre eigenen Dienstleistungen anbieten) oder nur enge Familienangehörige für Sie arbeiten, müssen Sie aufgrund der Bestimmungen des Gesetzes über die Arbeitgeberhaftung (Pflichtversicherung) von 1969 eine angemessene AH-Versicherung abschließen.

Einen kurzen Leitfaden zu diesem Gesetz können Sie mit freundlicher Genehmigung der HSE hier (PDF) lesen.

Über Hiscox können Sie ein sofortiges Online-Angebot für eine Vielzahl von unternehmensbezogenen Versicherungen einholen.

5. Registrieren Sie sich als Arbeitgeber bei der HMRC

In fast allen Fällen müssen Sie sich innerhalb von vier Wochen nach Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters bei der HMRC als Arbeitgeber registrieren lassen. Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, Ihren Mitarbeitern ein vorher vereinbartes Gehalt zu zahlen und die Lohnsteuer (PAYE) und die Sozialversicherungsbeiträge NIC (National Insurance Contributions) von den Gehältern der Mitarbeiter abzuziehen. Weitere Informationen finden Sie hier. Alternativ bieten wir Ihnen auch an, diese Regisitrierung im Rahmen unseres Payroll Services zu erledigen.

6. Die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, müssen Sie ihnen eine Gehaltsabrechnung aushändigen, auf der die Brutto- und Nettolöhne, die abgezogenen Einkommensteuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie alle anderen Abzüge (z. B. Rentenbeiträge) aufgeführt sind. Seit der Einführung der RTI-Regelung (Real Time Information) im Jahr 2013 müssen Sie außerdem jedes Mal, wenn Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, Lohndaten an die HMRC übermitteln.

Zusätzlich müssen Sie die Vorschriften zum nationalen Mindestlohn (National Minimum Wage) einhalten. Die aktuellen Sätze finden Sie hier.

Weitere Informationen über die erstmalige Bezahlung eines Mitarbeiters finden Sie hier. Schauen Sie sich dazu auch unseren Payroll-Service an.

7. Beachten Sie Ihre Pflichten im Bereich Gesundheit und Sicherheit

Es überrascht nicht, dass Sie als Arbeitgeber dafür verantwortlich sind, Ihren Mitarbeitern ein sicheres Arbeitsumfeld zu bieten. Sie brauchen keine internen formellen schriftliche Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien, es sei denn, Sie haben fünf oder mehr Mitarbeiter, aber Sie sollten sich die Zeit nehmen, die Risiken zu bewerten, denen Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit ausgesetzt sind.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Health & Safety Executive.

8. Automatische Anmeldung zur Rentenversicherung

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter in ein betriebliches Rentensystem einbeziehen. Der Mindestbeitrag beträgt ab April 2019 insgesamt 8 % der Lohnsumme, wobei der Arbeitgeber mindestens 3 % beisteuern muss.

Weitere Informationen zu den Stichtagen finden Sie auf der Website von „The Pension Regulator“.

Mit diesem praktischen Tool von GOV.UK können Sie herausfinden, ob Ihr Arbeitnehmer automatisch angemeldet wird.

9. Beachten Sie die Vorschriften zu Urlaub, Krankengeld, Mutterschafts-/ Vaterschaftsgeld

Eine Vielzahl von Rechtsvorschriften regelt die Rechte von Arbeitnehmern auf Freistellung – sei es für Urlaub oder aufgrund von erzwungenen Abwesenheitszeiten. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich mit den Regeln vertraut zu machen.

10. Was passiert, wenn es nicht klappt?

Der vielleicht komplexeste Bereich des Arbeitsrechts betrifft die Frage, was passiert, wenn ein Arbeitnehmer entlassen wird. Wenn Sie die Entlassung nicht fair handhaben (oder ein Mitarbeiter kündigt, weil Sie Ihren Vertrag mit ihm verletzt haben), kann es dazu kommen, dass ein unzufriedener ehemaliger Mitarbeiter Ihr Unternehmen vor ein Arbeitsgericht bringt.

Bei Arbeitsgerichtsverfahren geht es in der Regel um Meinungsverschiedenheiten über das Gehalt, die Umstände der Entlassung oder um eine Form der Diskriminierung.

Lesen Sie diesen nützlichen ACAS-Leitfaden zur Entlassung von Mitarbeitern.

Befolgen Sie diese zehn Schritte, um den Prozess der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters reibungslos und problemlos zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Bereich Personal und Personalverwaltung.